Gemak dient de mens. Waarom dus niet de gegevensuitwisseling tussen gemeenten zodanig automatiseren dat zij brondocumenten digitaal kunnen delen in plaats van per post moeten versturen? Zonder dat hier handmatige acties voor nodig zijn? Precies dit biedt OPENberichten, waar de gemeenten Amsterdam en Roermond al mee werken. Dit onderdeel van OPENburgerzaken is goed voor de kwaliteit van de BRP, goed voor de gemeenten, én goed voor de inwoners: "We kunnen in dezelfde tijd méér doen voor méér burgers."
Anouk Vasen, kwaliteitsmedewerker gemeente Roermond (60.000 inwoners): “Begin februari werd in onze gemeente een kindje geboren, aangegeven en ingeschreven op het adres van de moeder in Roermond; de vader is woonachtig in Amsterdam. Normaal gesproken stellen we de andere gemeente hiervan handmatig op de hoogte via een e-mail of een vrij bericht (vb01-bericht). Het brondocument van de levensgebeurtenis, dus de akte van geboorte en de latere vermelding, sturen we per post naar Amsterdam. Al met al best veel werk, met daarbij de kans dat je een fout maakt of iets vergeet.”
Gido Conradi, verbetermanager Burgerzaken bij de gemeente Amsterdam (ruim 850.000 inwoners): “Wij krijgen de documenten via de postkamer binnen en moeten daarna de BRP handmatig bijwerken. Dat wil zeggen: we moeten het kind op de persoonslijst van de vader toevoegen door de gegevens van de akte in de burgerzakenapplicatie over te typen. Dit is foutgevoelig en kost tijd. Ook bestaat er een kans dat de post niet aankomt. Omdat de gemeente Amsterdam verschillende locaties heeft, komt het wel eens voor dat de post verkeerd
geadresseerd is en niet direct op de juiste afdeling terecht komt. In elk geval wordt de persoonslijst van de vader dan niet bijgewerkt en kloppen de gegevens in de BRP niet. Dit zijn natuurlijk wel uitzonderingen."
Nu beide gemeenten met de app OPENberichten werken, gaat dit berichtenverkeer automatisch. Anouk: “Zodra wij de BRP bijwerken, in dit geval naar aanleiding van een geboorteaangifte, krijgt de gemeente Amsterdam een notificatie. Het is dan een kwestie van een API raadplegen om de gegevens en documenten (akte) op te halen bij de bron. Er wordt in Amsterdam automatisch een zaak ‘bijhouden persoonslijst’ gestart en op de werklijst gezet. Dat werkt super efficiënt.” Gido: “Zodra de ontvangende medewerker de zaak opent is alles al ingevuld in het proces en zijn alle automatische controles uitgevoerd. Wij hoeven alleen nog de gegevens te controleren en te verwerken. Ideaal daarbij is dat ik het proces precies zo kan inregelen dat deze taak automatisch binnenkomt bij het loket van mijn keuze. Dat is veel praktischer dan de wijzigingen per post binnenkrijgen.”
Er zijn diverse situaties waarbij gemeenten onderling gegevens moeten uitwisselen, en waarbij een handmatige actie nodig is – denk daarbij bijvoorbeeld aan het handmatig versturen van een vrij bericht of een e-mail, en het op de post doen van brondocumenten zoals een geboorteakte. Een goed voorbeeld is de beschreven casus, waarbij een kind wordt aangegeven waarvan de vader of duomoeder in een andere gemeente woont, dan waar het kind geboren is en waar het kind en moeder staan ingeschreven.
Anouk: “Een ander scenario is een overlijden waarbij de partner van de overledene staat ingeschreven in een andere gemeente dan waar de overledene stond ingeschreven. De overledene stond bijvoorbeeld ingeschreven in een verzorgingstehuis in Roermond en is hier ook overleden. De partner van deze overledene staat nog ingeschreven in een omliggende gemeente. In een dergelijke situatie moesten wij handmatig de akte toesturen. Nu gaat er vanuit het proces overlijden een vrij bericht of notificatiebericht uit naar de gemeente waar de partner woonachtig is.”
De voordelen voor zowel de versturende als de ontvangende gemeente zijn legio.
Gido: “Een voordeel is dat de medewerkers van Burgerzaken minder brieven hoeven te typen en geen aktes meer handmatig hoeven te versturen. Dit scheelt tijd die juist goed gebruikt kan worden voor andere belangrijke werkzaamheden."
Ook voor de inwoners biedt automatisch berichtenverkeer tussen gemeenten veel pluspunten. Zo kan het informeren van de andere gemeente niet worden vergeten, is er geen kans op fouten bij het overtypen van aktes en wordt de info real-time gedeeld. Anouk: “Burgers kunnen er zo zeker van zijn dat hun gegevens bij de gemeente up-to-date zijn én kloppen.” Verder kan de akte niet kwijtraken met de post. “Je loopt geen risico dat privacygevoelige gegevens op straat komen te liggen. Ze worden immers veilig digitaal verstuurd.” Ook is de nieuwe werkwijze duurzaam, omdat de akte niet meer wordt geprint.
Gido Conradi‘Bovendien is het zo dat als wij efficiënter werken, we meer kunnen doen voor diezelfde burger. Sterker: we kunnen in dezelfde tijd méér doen voor méér burgers.’
In deze praktijkcase gaan we ervan uit dat beide gemeenten met iBurgerzaken, en specifiek met OPENberichten, werken. Het kan echter voorkomen dat gemeente A dit wel heeft, maar gemeente B geen van beide, of wél iBurgerzaken maar geen OPENberichten. Anouk: “In die laatste scenario’s sturen wij automatisch een vrij bericht (naar gemeenten die geen iBurgerzaken hebben) of een notificatie zonder akte (naar gemeenten die wel iBurgerzaken hebben, maar geen OPENberichten) en moeten de ontvangende gemeenten zaken toch handmatig verwerken. Er is echter een nieuwe release in de maak, die ervoor zorgt dat gemeenten die geen OPENberichten gebruiken, toch een notificatiebericht van ons ontvangen met daarin de akte. Er wordt dan alleen niet direct een bijhoudingszaak aangemaakt: er komt een zaaktype waar dat brondocument aan hangt, zoals een geboorteakte. Ze ontvangen dus wel direct de akte, maar moeten deze zelf nog wel handmatig verwerken in de BRP. Ons voordeel blijft dat wij geen post hoeven te versturen.”
Gido is enthousiast en is benieuwd naar welke informatie en documenten er nog meer geautomatiseerd verstrekt kunnen worden. “We zouden wel nog graag een tool hebben met managementinformatie, zodat we precies kunnen zien welke berichten er allemaal verstuurd en ontvangen zijn, en naar en van welke gemeenten. Als je inzicht hebt in hoe vaak dit digitale berichtenverkeer plaatsvindt, kunnen we toetsen wat het ons al heeft opgeleverd.
Beiden koesteren de wens dat er snel meer gemeenten bij OPENberichten zullen aansluiten. “Hoe meer gemeenten ermee werken, hoe efficiënter het voor alle partijen gaat.”
Oplossingen die innovatieve selfservicefunctionaliteit bieden waarmee burgers en ketenpartners zelf het werk kunnen doen, 7x24 uur en overal bereikbaar zijn. PinkRoccade Publiekszaken ondersteunt gemeenten bij de transformatie naar de dienstverlening van de toekomst.
Meer over onze Publiekszaken oplossingen‘Wij maken burgerzaken OPEN.’
Aniek de Vet, Productowner OPENburgerzaken
