Best Practice: iZaaksuite bij gemeente Westerkwartier

In het informatieplan was een van de principes ‘wij werken digitaal’ en vanuit daar is het programma digitaal werken ontstaan. Het project procesgericht werken maakt hier onderdeel van uit maakt. Westerkwartier heeft zich in het begin goed georiënteerd door langs te gaan bij andere gemeenten. Hierdoor zijn zij er achter gekomen dat het belangrijk is meters te maken en niet te verzanden in allerlei details. Bij de gemeente was het besef aanwezig dat het een organisatieontwikkeling was, geen ICT-feestje.

Het eerste half jaar stond vooral in het teken van de nieuwe systemen implementeren en testen. Dit komt ten goede aan de kwaliteit. Westerkwartier is gestart met het postproces te digitaliseren en daarbij zijn standaard generieke stappen gehanteerd. Voor de organisatie was dit toen nog beperkt zichtbaar. Maar volgens Harold Bijmolt, Projectcoach Procesgericht Werken, was dit een succesfactor: “je moet niet te snel willen scoren. Daar komt bij dat het harmoniseren van processen van 4 gemeenten die samen op weg zijn naar een gemeentelijke herindeling gewoon tijd kost, tenminste als je dit wil doen in een tempo die de organisatie ook kan bijbenen”.

Na het eerste half jaar begon het implementeren van andere processen. Westerkwartier heeft een prioriteitenmatrix opgesteld om de processen te toetsen in prioriteit. Samen met kerngebruikers en managers is het projectteam aan de slag gegaan om er achter te komen wat er speelt binnen de teams. Zo zijn de behoeften achterhaalt en de prioriteiten bepaald. Implementatie van nieuwe processen vond plaats in de vorm van een ‘levering’. Een levering is een clustering van een aantal logisch bij elkaar passende processen van een team. Eind 2018 hadden de 4 individuele gemeenten 23 processen geharmoniseerd met bijbehorende zaaktypen. Inmiddels is dit aantal gegroeid tot 125.

Westerkwartier werkt ‘ontwikkelgericht’. Dit houdt in dat er pas een nieuwe levering wordt opgepakt als de levering daaraan voorafgaand staat. Een digitaal planbord is ingezet om te tonen welke stappen je moet doorlopen om een zaaktype te bouwen. Van intake tot nazorg. “Zo kwamen we er snel achter waar de knelpunten in zo’n proces zaten”, aldus procesadviseur Alice Strating.

Een ander belangrijk punt voor de gemeente Westerkwartier was om er achter te komen waar de energie zit. Zaakgericht werken is voor 90% mensenwerk. Dus zonder draagvlak en energie heeft het geen zin om te beginnen. Door successen met elkaar te behalen gaat het zaakgericht werken echt leven. Tijdens gesprekken met kerngebruikers merk je al snel waar die energie zit. Daar ga je dan mee aan de slag. Volgens Jan Deelstra, informatiemanager, is de samenwerking met PinkRoccade ook een belangrijke succesfactor. “En dan met name het kwartiermakersschap. In samenspraak met gemeenten ontwikkelen we functionaliteiten. De behoeften bij gemeenten ophalen is heel belangrijk, zij weten het beste wat belangrijk is om te ontwikkelen”.

Met de start van de nieuwe organisatie sinds 1 januari zit gemeente Westerkwartier in de kennismakingsperiode. Het procesgericht werken gaat nu stap voor stap landen bij ruim 300 gebruikers. Daarna volgt de groeiperiode: per team aan de slag met het verder verfijnen en uitbreiden van processen. De gemeente heeft de ambitie om digitaal te werken. Een verdere groei van het aantal te ondersteunen processen en uitbreiding van functionaliteiten moet daar aan gaan bijdragen.