Binnen 1 dag de Groene verhuizing

Frea Pezij, backoffice medewerker Publiekszaken iBurgerzaken bij gemeente Twenterand, legt uit hoe zij het vertrouwen hebben gekregen om de eerste stap te zetten: “Ervaringen van andere gemeenten en de beantwoording van een aantal vragen tijdens #LSG18 gaven voor ons de doorslag om live te gaan met de Groene verhuizing. En dat hebben we de dag na deze workshop (dinsdag 6 november 2018) dus meteen gedaan!”. Frea vervolgt: “Eerder hadden we al veel stappen gemaakt in het proces van iVerblijf & Adres. Ons eerdere lean traject heeft al zijn vruchten afgeworpen. En het live zetten van de Groene Verhuizing was nu een logische volgende stap, waar het hele team direct achterstond. En met dit laatste duwtje hebben we dat direct gedaan!”.

“Met vertrouwen van en in onze collega’s hebben we de Groene verhuizing live gezet. De eerste weken hebben we goed bekeken welke verhuizingen wel of niet automatisch werden verwerkt. En of dit naar onze wens verliep.”. Frea vervolgt: “Uiteindelijk kun je natuurlijk altijd aanpassingen doen in de procesconfiguratie, je stelt de risicoprofielen immers eenvoudig zelf in. Zo wilden wij uiteindelijk niets doen met het aantal bewoners op een adres. Maar om te zien hoe het proces loopt, hebben we dit risicoprofiel in eerste instantie toch op ‘foutmelding’ gezet. Nadat we hadden gezien welke foutmeldingen daaruit volgden, hebben we besloten om dit risicoprofiel te veranderen naar onze wens en op ‘niet van toepassing’ te zetten. Dit verminderde het aantal verhuizingen die onnodig werden tegengehouden.”.

Het live zetten van een proces is altijd spannend en soms wat zoeken. Zo vervolgt Frea: “De eerste dagen na de live gang was het dus nog wel eens zoeken. Maar door te proberen kom je al achter veel antwoorden op de vragen die leven. Wij twijfelden bijvoorbeeld of taken die we al eerder op hadden gepakt ook groen werden, maar dat is gelukkig niet zo.”.  

Bij gemeente Twenterand zie je direct na de #LSG18 workshop en een goede voorbereiding een andere dynamiek ontstaan. “En het resultaat mag er zijn. Wij schatten nu in dat ongeveer 90% van de digitale aanvragen volledig automatisch, dus groen, verwerkt wordt. Een resultaat om trots op te zijn!”, vult Frea trots aan.

Frea realiseert zich dat deze nieuwe manier van werken op termijn een werkdrukvermindering op zal leveren voor de standaardverhuizingen: “Nu is het nog heel erg zoeken, proberen en controleren. Van andere gemeenten heb ik echter gehoord dat het per aangifte 6 minuten bespaart. En die tijd kunnen we dan mooi steken in de verhuizingen die eruit vallen en waar we serieus aandacht voor moeten hebben! Ook gemeente Twenterand heeft de kwaliteit van (adres-)gegevens immers hoog in het vaandel.”