Coevorden innoveert

De gemeente Coevorden stapte bijna een jaar geleden over van Cipers Unix naar iBurgerzaken. Op dat moment draaide er bij de gemeenten Emmen en Zwolle nog een pilot voor de integratie, wat betekende dat deze hier nog niet kon worden uitgevoerd. “Deze tussenstap werd als een teleurstelling ervaren, maar is achteraf wellicht juist prettig. Want afgelopen maand, bij het tot stand brengen van de plug-in, veranderde er technisch voor de medewerkers eigenlijk niets”, zegt Peter Bouma, projectleider bij gemeente Coevorden.

“Vanaf dat moment wikkelen medewerkers Burgerzaken met de zaakoplossing van Atos en de burgerzakenmodules van PinkRoccade aangiftes en aanvragen van burgers met één systeem af.” vult Roderik Cazemier van den Berg, ‎Kwaliteitsmedewerker Burgerzaken/KCC bij gemeente Coevorden aan. ‘‘Het heeft het werk voor de meeste processen vele malen makkelijker gemaakt voor de medewerkers Burgerzaken. We hebben geen dubbel werk meer bij het invoeren van data. Bovendien zijn alle data over een aanvraag of aangifte, zoals persoonsgegevens, tijdstip van aanvraag en bijgevoegde documenten nu binnen één systeem beschikbaar. Daardoor ligt deze informatie niet meer versnipperd over de organisatie en ook niet meer versnipperd in verschillende systemen.”

Gedurende het gehele implementatietraject is selfservice voor en door burgers steeds een belangrijk aspect geweest. In het bestuursprogramma van de gemeente wordt digitale dienstverlening immers specifiek benoemt. Met als doel om het voor de inwoners makkelijker te maken en voor de gemeente efficiënter. “We hebben er dan bij de integratie ook bewust voor gekozen om direct een aantal apps voor burgers beschikbaar te stellen.”, zegt Peter Bouma.

“Alle medewerkers zijn goed meegenomen gedurende het gehele implementatietraject. En de acceptatiegraad om de burgerview live te zetten was dan ook erg hoog.”, beaamt Filip van Zoest, projectleider bij PinkRoccade Publiekszaken. “Het is mooi om te zien dat de nieuwe werkwijze heel snel is geadopteerd binnen de gemeente Coevorden.”

Dit gehele project is een mooi voorbeeld van hoe gemeenten de totstandkoming en inkoop van ICT-oplossingen gezamenlijk kunnen vormgeven. Een geslaagd traject en een voorbeeld van co-creatie met meerdere klanten en leveranciers.

De gemeente Coevorden heeft bewust haar nek uitgestoken. Ze wilde de vereniging graag verder helpen. Er is dan ook proactief nagedacht over het optimaliseren van werkprocessen. “Je merkt dat PinkRoccade echt focust op dienstverlening. Voor ons én onze klanten.”, geeft Peter aan. “Zowel de medewerkers van de afdeling Burgerzaken als DIV, zijn dan ook erg blij met deze nieuwe, prettige manier van werken.”