Snel een actueel, goed sluitend, digitaal overzicht van jouw begraafplaatsadministratie? Gemeente Urk gebruikt sinds 4 maart 2019 iBegraafplaats voor het beheren van begraafplaatsen. Gebrek aan overzicht behoort zo tot het verleden. Alles wat te maken heeft met de digitale vastlegging van een uitvaart sluit nu naadloos aan op de inrichting van de administratieve organisatie. Door iBegraafplaats is het eenvoudig en overzichtelijk! Gemeente Urk vertelt meer over de implementatie inclusief migratie van 4.000 grafgegevens uit het oude systeem; HTA software.
“Eindeloos zoeken behoort daarmee tot het verleden.”, vertelt Janita Mazereeuw-Kramer, financieel administratief medewerker gemeente Urk. Ze vervolgt: “Op één scherm zie ik mijn werklijst. Daardoor zie ik in één oogopslag wie er zijn overleden en welke zaken er nog niet zijn afgehandeld. Het is veel overzichtelijk en sneller dan het systeem dat we eerst gebruikten.”. Dat overzicht ontstaat ook omdat alles nu op één plek is terug te vinden. Zo deelt Janita: “Voorheen bewaarden we formulieren die ingevuld waren zelf in een map; zo hielden we bij welke facturen we nog moesten sturen en welke aanvragen nog niet verwerkt waren.”.
Maarten Hakvoort, beheerder begraafplaatsen bij gemeente Urk, deed tot maart 2017 alleen de begraafplaatsadministratie, daarna is Janita hem daarbij gaan helpen. Maarten deelt: “Controle is een heel belangrijk onderdeel in ons vak, want je wilt geen fouten maken. Dat ligt namelijk erg gevoelig bij de familie. Met iBegraafplaats ontvangen we het verlof digitaal in plaats van op papier; Uitvaartverzorgers halen de overledene op uit de BRP dat voorkomt fouten in een naam of geboortedatum. Prettig, want deze gegevens namen we voorheen over van de papieren aangifte door de uitvaartverzorger. Terwijl je natuurlijk wilt dat alles klopt wanneer je een brief stuurt naar de nabestaanden van de overledene. Daarom ben ik heel blij dat iBegraafplaats vooraf al veel automatisch invult, dit voorkomt fouten! En ik houd meer tijd over voor datgeen waar mijn hart ligt: het beheer van de begraafplaats.”. Janita vult aan: “Ja, het scheelt ons zeker 10 minuten per aanvraag doordat we iBegraafplaats gebruiken. En werken we foutenvrij! Dit komt mede door de koppeling met de BRP en omdat er iBegraafplaats veel automatisch vooraf invult.”.
Arjen Eerbeek, consultant bij PinkRoccade Publiekszaken, begeleidt de implementatie van iBegraafplaats en heeft Janita en Maarten opgeleid. Maarten vertelt: “Arjen heeft ons echt heel goed geholpen. En dat doet hij nog steeds; als we vragen hebben of wat kleine aanpassingen willen doorvoeren wordt dat ook geregeld. Het is een goed werkend pakket dat ons al heel veel oplevert en we blijven het samen steeds beter maken!”
Samen met kwartiermakergemeenten ontwikkelen we continu nieuwe apps en koppelingen met iBurgerzaken.
Verrijken van iBurgerzaken
