Gemeente Amsterdam is live met iBurgerzaken

In september 2020 ontving het team van PinkRoccade Publiekszaken van gemeente Amsterdam de aanbestedingsleidraad ‘vervangen burgerzaken oplossing’. Vervolgens is in februari 2021 de handtekening onder het contract gezet. Na de ondertekening zijn we snel aan de slag gegaan én is er voor elk deelproject een kick-off geweest. De centrale kick-off was online te volgen voor alle geïnteresseerden medewerkers van de gemeente Amsterdam en daarna zijn er ook nog losse kick-off sessies geweest voor de deelprojectgroepen. Vervolgens zijn de voorbereidende fases van start gegaan waarin de projectplanning, opleidingen en IP plannen zijn opgeleverd én goedgekeurd.

Op 1 april zijn en aantal medewerkers van de gemeente Amsterdam op bezoek geweest bij gemeente Amersfoort. Zo konden de medewerkers van gemeente Amsterdam in de praktijk zien hoe het werken met iBurgerzaken verloopt. Als referentiegemeente is er bewust voor gemeente Amersfoort gekozen omdat zij ook in de coronaperiode zijn overgestapt naar iBurgerzaken. Na ontvangst in Amersfoort werd de groep opgesplitst in 3 groepen: burgerlijke stand, inloop en projectorganisatie. Alle 3 de groepen hadden dezelfde insteek: wat is de ervaring van gemeente Amersfoort? Wat zijn de mogelijkheden van iBurgerzaken? Welke tips en tricks zijn er? Wat kan Amsterdam van Amersfoort leren? Met deze opgedane kennis werd er een enthousiaste boost aan het vervolgtraject gegeven!

4 grote deelprojecten zijn er opgestart met allemaal hun eigen verantwoordelijkheden en mijlpalen:

1. Techniek: Verantwoordelijk voor de installatie en technische inrichting van iBurgerzaken in de cloud, de koppelingen naar de gemeentelijke BRP, de diverse Landelijke Voorzieningen en de op te leveren koppelingen.
2. Implementatie: Verantwoordelijk voor het uitvoeren van het migratieplan. Daarnaast borgen ze de audit rail en voeren ze testen uit in de separate migratie-omgeving. Dit gaat door tot er voldaan is aan alle eisen van juistheid, volledigheid en bruikbaarheid. Om hieraan te voldoen heeft PinkRoccade Publiekszaken een speciale programmatuur ontwikkeld, die gericht is voor de migraties van de oude leverancier naar iBurgerzaken.
3. Medewerkers: Verantwoordelijk voor de inrichting van de nieuwe software en daarnaast zorgen zij ervoor dat er draagvlak wordt gecreëerd bij de gebruikers én de beheerders voor de nieuwe werkwijze. Daarnaast is het ook hun verantwoordelijkheid dat de medewerkers en beheerders goed worden opgeleid.
4. Communicatie: Verantwoordelijk om alle betrokkenen en stakeholders tijdig én goed te informeren over de voortgang van de implementatie. Ook over de communicatie na livegang worden plannen gemaakt.

In april en begin mei konden alle stadsloketmedewerkers van gemeente Amsterdam die met iBurgerzaken gaan werken een introductiesessie volgen. Zij kregen een ‘sneak preview’ van iBurgerzaken: hoe ziet iBurgerzaken eruit en hoe zien de processen eruit? Vervolgens stonden de procesdagen op de planning waar alle processen van burgerlijke stand tot aan iNationaliteit besproken en doorgenomen zijn. Amsterdamse medewerkers van diverse afdelingen én disciplines keken naar de processen voor gemeente Amsterdam in iBurgerzaken en besproken hoe deze ingericht moeten worden. Vanaf augustus kregen daarnaast 350 medewerkers van de gemeente Amsterdam een iBurgerzaken training.

Bekijk hieronder de video die we maakten van de implementatie en livegang van iBurgerzaken. Ook lieten we een aantal collega's en medewerkers van gemeente Amsterdam aan het woord over het nieuwe burgerzakensysteem.