Gemeente Amsterdam zet OPENinschrijving in en versnelt zo met Common Ground het eerste inschrijvingsproces

"Wij werken sinds eind 2021 met iBurgerzaken en zoeken voortdurend manieren om onze dienstverlening verder te optimaliseren. Zo ook voor het proces rondom eerste inschrijving en hervestiging", vertellen Gido Conradi, verbetermanager iBurgerzaken Amsterdam, José Biesot-van der Werff, operationeel manager Stadsloketten en Robert Glass, immigratiespecialist. Gido: "We wilden de tijd voor een afspraak aan de balie van elke ‘Nieuwe Amsterdammer’ – inschrijver – verkorten. Samen met PinkRoccade is nu een
‘inschrijflink’ ontwikkeld, genaamd OPENinschrijving."

Met OPENinschrijving kunnen internationale studenten sinds afgelopen juli hun gegevens en documenten al vóór aankomst in Nederland aanleveren. Het platform verzamelt en controleert de ingediende documenten, zoals ID-bewijs, selfie en huurovereenkomst, en verifieert de identiteit van de student door middel van gezichtsvergelijking met livenessdetectie. Dit proces zorgt ervoor dat aan de balie alleen nog een laatste controle nodig is om de Basisregistratie Personen (BRP)-registratie te voltooien. Na Amsterdam gaan ook Den Bosch, Bloemendaal, Venlo, Zwolle en Groningen live met OPENinschrijving. Veel gemeenten starten een eerste inschrijving of hervestiging traditioneel aan de balie. De backoffice controleert en verwerkt deze, waarna het BSN per post wordt toegestuurd. Dit klinkt eenvoudig, maar het proces is arbeidsintensief en fout- en fraudegevoelig door de betrokkenheid van meerdere teams.

"Bij elke Nieuwe Amsterdammer die zich aan de balie meldt, moesten we ter plekke alles uitzoeken," licht Robert toe. "Klopt het adres, zijn de persoonsgegevens juist, en welk namenrecht geldt? Dit doen we met diverse applicaties en kennisbanken. Vaak hebben mensen niet de juiste of geldige papieren bij zich, wat veel herhaalverkeer aan de balie veroorzaakt."

Het hebben van een BSN is natuurlijk essentieel: het is dé toegang tot meedoen in de Nederlandse maatschappij. Je hebt het nodig voor online overheidsdiensten, en ook banken en andere financiële ondernemingen of dienstverleners zoals creditcardmaatschappijen, verzekeraars en belastingadviseurs gebruiken het. Daarnaast vragen verhuurders, woningcorporaties en onderwijsinstellingen erom. Amsterdam kent twee piekmomenten voor internationale studenten die een BSN nodig hebben: januari en augustus. Gido: "Er waren tijden dat we in januari de laatste student van augustus van het jaar ervoor inschreven. We hadden ook helemaal geen grip op wanneer de studenten langskwamen. Dit leidde soms tot erg lange rijen en wachttijden." Robert: "Soms moesten studenten acht uur wachten. Toch liepen ze blij met een BSN de deur uit. Een wachttijd van acht uur klinkt heftig, maar er ontstonden zelfs relaties in de wachtrij. Studenten speelden spelletjes en winkeliers speelden erop in. Het leek soms wel een festival."

Robert: "Nu hoeft de ‘Nieuwe Amsterdammer’ alleen nog maar langs de balie te komen omdat dit wettelijk verplicht is: we moeten de identiteit en de echtheid van het ID-document face-to-face controleren. We geven direct het BSN mee. Klaar terwijl je wacht! Een ander voordeel is dat je de controle samen met de ingeschrevene doet, in plaats van: eerst een gesprek, alle documenten en dergelijke controleren, inschrijven, en achteraf controleren en eventuele correcties doorvoeren, zoals bij een verkeerde naam."

Gido: "En de BRP is van veel betere kwaliteit, en dat is een grote toegevoegde waarde." Ook mooi, vindt Robert: "We kunnen nu maatwerk leveren. We personaliseren het bezoek op basis van wat de bezoeker echt nodig heeft. Bijvoorbeeld door vooraf aan te geven wat mensen moeten meenemen. Als we zien dat het geüploade paspoort niet klopt of twijfels hebben over het adres, kunnen we dit al aan de voorkant bijsturen."

José vult aan: "We weten nu ook precies wie er aan de balie komen en hoeveel studenten we kunnen verwachten. Doordat studenten zich vooraf aanmelden, is het proces veel efficiënter en kunnen we onze bezetting aan de balie beter inplannen. Heb je alles compleet aangeleverd, dan kan je op inloop binnenkomen. Het gaat echt als een trein. Voorheen duurde een bezoek tussen de 15 en 20 minuten, nu slechts tussen de 5 en 10 minuten. Dit is precies volgens verwachting. Bovendien: als de student weg is, is het werkproces afgerond. Dat werkt veel prettiger dan achteraf zaken controleren en tegen stapels werk aanhikken." Gido: "Het grote voordeel is ook dat de medewerker Burgerzaken zich, zeker bij ingewikkeldere zaken, in alle rust goed kan voorbereiden op de student en alles van tevoren kan checken."

José vat het samen: "Degene die zich komt inschrijven krijgt razendsnel een BSN en hoeft veel minder tijd bij de balie door te brengen. In tien minuten zijn ze klaar. De studenten zijn er laaiend enthousiast over. En wij als gemeente ook. Wij bieden verbeterde dienstverlening en halen een forse tijdwinst aan de balie. Het proces is bovendien veilig door een grondige identiteitscontrole, wat fraude voorkomt. Er zijn ook minder correcties nodig omdat je eventuele fouten direct kunt aanpassen, wat de kwaliteit van de BRP nog verder verbetert."

Een belangrijke kwestie, vertelt Gido, was: "Hoe weten we zeker dat de student die zich wil inschrijven ook echt de student is die zich aan de balie meldt? Dat is het innovatieve deel: je maakt een account aan, en dat wordt via livenessdetectie gevalideerd met een gezichtsscan en een paspoortcheck, allemaal op afstand. Hierbij maakt de student een foto van het identiteitsbewijs en scant vervolgens het gezicht door het in een ovaal rond te bewegen. Dat is echt heel bijzonder, omdat mensen nog geen DigiD hebben en dus niet kunnen inloggen. Dit is nu opgelost met die scan."

Het doel is om de studentenstroom in het najaar van 2024 (circa 7.000 studenten) via OPENinschrijving te laten verlopen en hen snel van een BSN te voorzien. Sinds eind juli hebben zich – in een maand tijd – al 4.600 studenten uit 102 verschillende landen via het online formulier aangemeld. Bij een geslaagde proef wil Gemeente Amsterdam het systeem uitbreiden naar andere groepen en processen. José: "We willen het zo verfijnen, dat het een standaard werkproces wordt voor iedereen die vanuit het buitenland hier naartoe komt. Dat zijn zo’n 40.000 inschrijvingen en hervestigingen per jaar."

Gido: "We kunnen daarna nog meer efficiency bereiken, bijvoorbeeld door samen te werken met Studielink (inschrijfapplicatie voor hogeschool en universiteit) of de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND), en zo de ketenoptimalisatie te verbeteren." José: "Het proces is niet in beton gegoten. We blijven verfijnen en vernieuwen om het zo makkelijk mogelijk te maken voor alle Nieuwe Amsterdammers."

José: "Ik zeg doen!" Robert: "Deze manier van werken maakt het aantrekkelijker voor jonge mensen. Geen ‘stoffige’ werkprocessen, maar scannen en een mobiele telefoon spreken meer aan. Belangrijkste tip: Accepteer dat niet alles van tevoren vaststaat en bouw een vangnet in je processen. Maar dat geldt voor alle innovaties."

OPENinschrijving maakt het inschrijfproces eenvoudiger voor zowel de gemeente als de (toekomstige) inwoner. Ontstaan uit co-creatie met de gemeente Gemeente Amsterdam en met onze partner Mitek Systems, inmiddels succesvol in gebruik bij onder andere Gemeente 's-Hertogenbosch. We strikten onze eigen Zuid-Afrikaanse collega’s Teagan en Jonathan om de hoofdrol te spelen in onze instructievideo over OPENinschrijving. Zij weten namelijk als geen ander hoe belangrijk het is om een soepel inschrijfproces te doorlopen. Zij ondervonden dit zelf toen ze in Nederland, voor PinkRoccade, kwamen werken.