Gemeente Beek in 1 keer live met alle processen en koppelingen

Camiel van Aarnhem, projectleider van het implementatieproject, vertelt over de aanpak: “In cyclussen van twee weken werd er steeds een nieuw proces beetgepakt. Waarbij de proceseigenaar (senior-user) het nieuwe proces introduceerde. Daarna zijn de senior users en applicatiebeheerders het proces gaan doorlopen inclusief de inrichting. Deze opzet blijft ook na de live-gang in stand. Hierdoor zijn er altijd meerdere medewerkers verantwoordelijk en goed bekend met het proces en de inrichtingsmogelijkheden.” Camiel vervolgt: “Tijdens het implementatietraject zijn de senior-users ook verantwoordelijk geweest voor het bijhouden van de vragen en antwoorden over de processen die getest zijn. Er was continu een goede en snelle afstemming met de projectleider en consultant van PinkRoccade. Hierdoor is er als één team gewerkt gedurende het hele traject. Niemand uitgezonderd.”

Zo heeft het projectteam ook andere afdelingen betrokken bij het implementatietraject. Camiel vertelt: “Bijvoorbeeld team Communicatie. Zij staan voor modernisering en digitalisering. Zij hebben recentelijk de website en het intranet vernieuwd. Het samenbrengen van de digitale dienstverlening en de website is ook echt waar we voor willen staan bij gemeente Beek. Online diensten aanbieden aan klanten waar het kan.” Hij vervolgt: “Daarnaast zijn we ook geholpen door onze collega’s van ICT, zeker wat betreft het leggen van koppelingen met id-Burger van Oribi en JCC-betalen.” Drie collega’s van team Publiekszaken zijn hard aan de slag gegaan met het optimaliseren van uittreksels, kennisgevingen en brieven in Kofax. In het begin was het zoeken. Later werden ze zelfs enthousiast, ondanks dat het een mega-klus was.”

Net voor de eerste digitale aangifte op 25 oktober laat Camiel weten: “Het is toch een beetje spannend. We ontvangen zo meteen een aanstaand bruidspaar voor een melding huwelijk via Burgerview. We hebben continue getest maar nu gaan we dit natuurlijk echt in de praktijk zien.” Camiel deelt: “De digitale melding van huwelijk is goed doorlopen en ontvangen in de ambtenarenview. Bruidspaar blij en gemeente Beek blij.” Dit is uiteindelijk ook waar het om gaat: “goede externe dienstverlening.” Naast de eerste digitale aanvraag is er door een burger ook een verlenging van een rijbewijs aangevraagd via de ambtenarenview. Zoals verwacht verliep het allemaal op rolletjes. Mede ook dankzij Luuk Mimpen, consultant bij PinkRoccade. Camiel zegt: “Luuk was echt top! Ik heb nog nooit zo’n geweldige consultant meegemaakt. Inhoudelijk is hij een kei: ook los van iBurgerzaken. Hij weet hoe de processen binnen burgerzaken verlopen en kan zich daarin inleven. Daarnaast is hij natuurlijk ook gewoon burger, dus ook daar adviseert hij in.” Camiel sluit af: “Kortom, een goed implementatietraject om op terug te kijken.”