Nieuwbakken ouders kunnen in de gemeente Ede vanuit het kraambed digitaal aangifte doen van hun pasgeboren kindje, bekrachtigd met de sinds 1 januari jl. wettelijk vereiste verklaring van de betrokken arts, verpleegkundige of verloskundige. "Een prachtig stukje dienstverlening aan de burger", vindt Henk van den Boom, afdelingsmanager Publiekszaken bij gemeente Ede. "Vaders hebben immers wel iets beters te doen dan in de rij staan bij Burgerzaken. Partners kunnen nu bovendien sámen hun kindje aangeven, hoe gaaf is dat?"
Door een nieuw Koninklijk Besluit zijn per 1 januari jl. enkele regels in de Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand aangepast. Zo mogen gemeenten geboorteaangifte nu ook aanbieden via het digitale loket. Verplicht is dit niet: gemeenten mogen zelf bepalen of en wanneer zij hier uitvoering aan
geven. Nieuw is dat de aangever de geboorteakte niet meer met een natte handtekening hoeft te ondertekenen. Ook nieuw: bij een digitale aangifte moet een arts of verloskundige een verklaring afgeven voor de ambtenaar van de burgerlijke stand: dit om aangiftefraude tegen te gaan.
Net als veel andere gemeenten heeft Ede goede dienstverlening hoog in het vaandel staan. Vanuit die gedachte wil Ede het kersverse ouders zo makkelijk mogelijk maken om hun pasgeboren kindje aan te geven. "Al in 2007 hebben wij
daarom een geboorteloket geopend in Ziekenhuis Gelderse Vallei (ZGV)", blikt Henk terug. "Elke ochtend zat hier een ambtenaar van de burgerlijke stand om geboorteakten, akten van erkenning en van naamkeuze op te maken. Helaas
moesten we dit loket vanwege bezuinigingen in 2014 opheffen.
Samen met PinkRoccade Publiekszaken werd vervolgens naar andere oplossingen gezocht. Dit resulteerde uiteindelijk in iGeboorte+. Met iGeboorte+ kunnen ouders in Ede digitaal aangifte doen via een link op de website van de gemeente. Ze geven daarbij aan waar het kind geboren is, waarna er onderwater een digitale, beveiligde uitvraag naar het ziekenhuis uitgaat voor akkoord. "We zijn hier vanaf april 2020 mee begonnen, toevallig bij de start van de Coronacrisis. Het kwam natuurlijk héél goed uit dat mensen niet naar het stadhuis hoefden te komen, en ook met het oog op de toekomst is het een fantastische stap. Het biedt alle partijen grote voordelen."
Lang was de service alleen gericht op de ziekenhuisomgeving. Om echter álle ouders de kans te geven hun pasgeboren kindje digitaal aan te geven, werd contact gelegd met de zeven grote verloskundigenpraktijken in Ede. Die reageerden positief. "Het proces is exact hetzelfde: de ouders doen aangifte via onze website en onderwater gaat er een digitale, beveiligde uitvraag naar de verloskundigenpraktijk voor akkoord. Het concept is volledig aangeslagen: in de anderhalve week dat we nu life zijn met de verloskundigenpraktijken, gaan 90% van alle geboorteaangiften digitaal."
Ouders zijn razend enthousiast. "Niemand zit te wachten op een gang naar het gemeentehuis binnen drie dagen, terwijl je het liefst bij je gezin bent. Bovendien kun je samen aangifte doen. Dat is niet alleen een bijzonder moment, het levert ook minder naamfouten op. Ouders voeren immers zelf de naam van het kind in en checken wel drie keer of ze het goed hebben gedaan. Zien wij iets geks, dan maken we hen erop attent. Zo verbetert dus de kwaliteit van de registraties. Ook voorkom je wat je in het verleden nog weleens zag: dat een vader van de zenuwen de naam verkeerd schreef, en een uur later terug
kwam om dit recht te zetten. Trouwens, met de nieuwe regeling per 1 januari hoeven ouders de akte niet meer te ondertekenen. De jeu van het onderteken-moment is er dus af. Waarom zou je dan nog naar het gemeentehuis komen?"
Henk vindt de betere dienstverlening bij geboorten het belangrijkste voordeel van de online geboorteaangifte. "Dat het voor ons als gemeente efficiënter en goedkoper is, is mooi meegenomen. Normaal ben je afhankelijk van wanneer
ouders aan de balie komen – wij werkten (tot aan de Corona) als een van de weinige gemeenten namelijk nog met een volledig vrije inloop. Daardoor kan het druk of rustig zijn. Nu kunnen ouders 24/7 aangifte doen en kunnen wij de digitale aangifte afhandelen wanneer het ons het beste uitkomt. De geboorteaangifte is bovendien al vooringevuld, en dus sneller te verwerken. Vanuit bedrijfsvoeringsoogpunt is de digitale werkwijze dus ideaal."
Ede ervaart een aanzienlijke werkdrukvermindering en tijdbesparing. "Er is minder drukte in het gemeentehuis. In plaats van gemiddeld vijf tot tien aangiften geboorte per dag aan de balie, zijn dat er nu nog twee of drie. De verwerkingstijd van een digitale aangifte is bovendien aanzienlijk korter. De geboorteaangifte is immers door de ouders al ingevuld. Bij 2.400 geboorten op jaarbasis scheelt het ons circa 280 uur per jaar. Sommige medewerkers vinden deze ontwikkeling natuurlijk jammer, omdat de geboorteaangifte een van de leukere dingen aan het loket is. Ook al is dat sentiment begrijpelijk, het gaat natuurlijk om de beste dienstverlening voor de ouders."
De tijd die overblijft, betekent niet automatisch een financieel voordeel. "We steken die tijd in andere zaken die net zo belangrijk zijn, zoals ID-fraude en kwaliteitsverbetering van gegevens. Anderzijds: aangiftes die nu nog via de balie gaan, betreffen waarschijnlijk de complexere zaken. Nu kunnen we alle tijd nemen om die rustig uit te zoeken, met minder druk dan wanneer er vijf klanten staan te wachten. We hopen dat uiteindelijk nog maar vijf procent van de geboorteaangiftes via de balie gaat, en de rest lekker vanuit huis of ziekenhuis."
Wil je meer weten over iGeboorte+? Lees dan hier verder.
Oplossingen die innovatieve selfservicefunctionaliteit bieden waarmee burgers en ketenpartners zelf het werk kunnen doen, 7x24 uur en overal bereikbaar zijn. PinkRoccade Publiekszaken ondersteunt gemeenten bij de transformatie naar de dienstverlening van de toekomst.
Meer over onze Publiekszaken oplossingen
