Gemeente Hellevoetsluis heeft meer grip op financiële processen met iFinanciën

Voor die tijd onderzochten de gemeenten Hellevoetsluis, Westvoorne en Brielle de mogelijkheden om samen te gaan werken in 1 nieuwe werkorganisatie. Toen die plannen op een gegeven moment niet doorgingen, besloot Hellevoetsluis de overgang naar een nieuw systeem zelfstandig door te zetten. Marcel Koets: “Wij hebben de overstap gemaakt naar iFinanciën op basis van SAP S/4HANA. In het voorjaar van 2019 zijn we begonnen met de voorbereidingen voor de implementatie. Met de 3 gemeenten hadden we voor die tijd al verschillende brainstormsessies gehad over de inrichting van het grootboekschema. En daar hebben we dankbaar gebruik van gemaakt. Omdat een samenvoeging vroeg of laat toch door zou gaan, hebben we die inrichting als leidraad genomen voor onze iFinanciën implementatie. Na de fusie kunnen de 2 andere gemeenten dan ook dit systeem gaan gebruiken, zonder verdere aanpassingen te hoeven doen. Klaar voor de toekomst dus.”

De consultants van PinkRoccade hebben regelmatig deelgenomen aan de overleggen. Op die manier konden ze meesturen in de technische inrichting. Vanuit de gemeente werd het project begeleid door Johan bij de Vaate, Project Manager iFinanciën. “Het was een groot en mooi project. Ik heb mijn ervaring met verschillende financiële pakketten gebruikt om ervoor te zorgen dat de nieuwe omgeving volledig voldoet aan de informatiebehoefte van de gemeente. Want de technologie is belangrijk, maar de behoefte van de organisatie is leidend. Gemeenten zijn uniek en Hellevoetsluis is daar geen uitzondering op, zowel in cultuur als in werkwijze. Op basis van goede afspraken met de opdrachtgever over de aanpak en gewenste uitkomst zijn we van start gegaan.”

Het daadwerkelijk project is van start gegaan met een aantal inventarisatiesessies. Hier namen vanuit PinkRoccade verschillende mensen aan deel, ieder met hun eigen expertise. In deze samenstelling werkten de gemeente Hellevoetsluis en PinkRoccade gezamenlijk aan een definitie voor de inrichting. Johan bij de Vaate: “Toen alles op papier stond en goedgekeurd was, ging PinkRoccade aan de slag om het technisch in te richten. Om op dat punt te komen, zijn we samen echt de diepte ingegaan. Je moet tot op heel praktisch niveau dingen inventariseren. Een voorbeeld: binnen hoeveel dagen wil je een factuur betaald hebben? Je moet alles bepalen voordat je aan de slag kan gaan.” Na een intensieve testfase op basis van uitgebreide testscenario’s is het pakket live gegaan.

Johan bij de Vaate: “iFinanciën is ongelofelijk flexibel. Er is ontzettend veel mogelijk. Dat betekent ook dat je moet bepalen wat je niet wilt. Ons uitgangspunt was om de bestaande, goed werkende processen en afspraken te formaliseren in het nieuwe systeem. Dat is namelijk een belangrijke manier om qua bedrijfsvoering ‘in control’ te komen. Qua gebruiksvriendelijkheid hebben we met iFinanciën grote stappen vooruit gezet. Dat geldt zeker voor de budgethouders en -beheerders. Het oude pakket voldeed op 2 belangrijke onderdelen niet meer: budgethouders en -beheerders hadden weinig inzicht, omdat het systeem niet de juiste managementinformatie gaf en kosten konden worden geboekt op andermans budgetten.”

Met iFinanciën heeft de gemeente alle benodigde financiële functionaliteit binnen 1 applicatie, in plaats van te moeten werken met losse pakketten. De interface en dashboards zijn gebouwd op basis van SAP Fiori. Dat resulteert in gebruiksvriendelijke schermen die niet alleen op een desktop, maar ook op telefoon en tablet goed werken. Marcel Koets: “Een van de apps die wij gebruiken is Budgetinfo. Dat is echt 10 stappen vooruit qua inzicht in onze budgetten. Als gemeente werken we met een begroting en hiermee kunnen we gedurende het jaar continu en real time monitoren of we nog in de pas lopen. We krijgen hiermee niet alleen inzicht, maar zien ook op basis van voorspellingen waar we uit gaan komen. Ook de app iVerplichting voor verplichtingenadministratie maakt het ‘bestellen tot betalen’ proces veel eenvoudiger en inzichtelijker. Dat komt mede door de workflows binnen iFinanciën, die meteen leiden tot een stuk efficiency in de bedrijfsvoering. Een ander groot voordeel is de meerjarenbegroting. Dat was echt een crime in het oude pakket. Met Begroting 3.0 binnen iFinanciën kunnen we nu veel sneller en eenvoudiger een doorlopende meerjarenbegroting maken.”

Johan bij de Vaate sluit af: “De PinkRoccade consultants zijn heel deskundig, vooral in technisch opzicht. Ze weten eigenlijk altijd wel een oplossing te bedenken voor onze vragen en wensen. Waar ze soms vanuit de dagelijkse gebruikspraktijk van het pakket wat ervaring tekort kwamen om de vertaalslag naar het pakket te maken, kon ik die toevoegen. Het was echt een succesvolle samenwerking!”

Marcel Koets: “Het pakket is zo ongelofelijk flexibel, de mogelijkheden zijn vrijwel onbeperkt. Je moet er alleen op een slimme manier mee omgaan en dat hebben we in een goede samenwerking bereikt. Het gaat onderaan de streep om de vertaalslag: wat is onze informatiebehoefte en onze cultuur en hoe vertaal je die functioneel naar de mogelijkheden van het pakket? We zijn echt super tevreden.”