Gemeente Stein in controle met iFinanciën op S/4HANA

“Voorheen werkten veel financiële modules zonder workflows. Daardoor konden niet alle medewerkers in de organisatie daar zelfstandig mee werken. Daarnaast waren wij veel tijd kwijt met het organiseren en zoeken naar informatie. Om dat te verbeteren, wilden we overstappen op software waarin we onze werkprocessen konden inrichten en waarmee we altijd zouden beschikken over de meest actuele cijfers. Het eerste proces dat we verbeterden was de verplichtingenadministratie. Daarmee leggen we nu onze budgettaire verplichtingen naar leveranciers in een systeem vast, zodat we beter zicht hebben op de status van de budgetten.”

PinkRoccade is de vaste IT-partner van de gemeente Stein. Toen de gemeente met hun vraag aanklopte, stelde PinkRoccade de suite iFinanciën op het SAP S/4HANA platform voor. De oplossing maakt gebruik van de nieuwste technologieën en stelt organisaties onder andere in staat om veel tijd te besparen in het factuurproces.

Monique Bovens: “We zaten destijds nog op het ERP-platform van SAP. Om gebruik te kunnen maken van de suite iFinanciën, maakten we de overstap van ERP naar het SAP S/4HANA platform. Dat heeft natuurlijk ook een hoop voordelen. We werken voortaan in de cloud, waardoor informatie beter toegankelijk is. Daarnaast kunnen we het nieuwe platform eenvoudig uitbreiden met de nieuwste technologieën en apps, en het is een stuk gebruiksvriendelijker.”

Monique legt uit hoe de financiële afdeling profiteert van de iFinanciën suite: “iFinanciën biedt gebruikers een consistente weergave over de verschillende apps. Het helpt ons bij het genereren van informatie die we vervolgens gedetailleerd kunnen presenteren aan budgethouders.”

“We kunnen per gebruiker bepalen tot welke functionaliteiten hij toegang heeft. Daardoor hebben al onze gebruikers een gepersonaliseerd dashboard met daarop voor hen relevante apps. Dat dashboard werkt intuïtief en heeft een prettige look & feel. Bovendien hebben we twee functionaliteiten in de suite, de Verplichtingenadministratie en Budgetinformatie, samen met PinkRoccade ontwikkeld.”

PinkRoccade staat er altijd voor open om samen met klanten tot nieuwe ideeën voor innovatie te komen. Zodoende ontwikkelt de organisatie nieuwe apps vaak in cocreatie met klanten. Dit helpt klanten optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden van SAP. Zo ook bij de gemeente Stein. Monique vertelt over de in cocreatie ontwikkelde applicaties: “Met Verplichtingenadministratie besparen we tijd bij de administratie van onze inkoop en crediteuren. Daarnaast helpt het ons om facturen op tijd te betalen dankzij een ingebouwde goedkeuringsflow met validatiemomenten.”

“De applicatie Budgetinformatie wordt dagelijks door de interne organisatie gebruikt. In deze app ziet iedere budgethouder wat de status is van zijn budgetten, welke uitgaven hij gedaan heeft, welke facturen zijn geboekt, welke verplichtingen vastgelegd zijn, en wat er nog resteert van het budget. In Budgetinformatie bewaken we onze budgetten met behulp van realtime informatie. En kunnen we onze cijfers gedetailleerder en leesbaarder presenteren.”

Over PinkRoccade als IT-partner hoefde Monique niet lang na te denken: “PinkRoccade is onze huisleverancier. En ze hebben ons ook nu weer uitstekend geholpen, door op de juiste momenten de juiste vragen te stellen. Tijdens het project was er echt een goede wisselwerking tussen klant en leverancier. De ontwikkelaars van PinkRoccade schakelden tijdens het cocreatietraject rechtstreeks met ons. Zij hebben daardoor veel geleerd over hoe onze experts de applicatie gebruiken. En wij hebben veel geleerd over de keuzes die komen kijken bij applicatieontwikkeling.”

“Dankzij die goede samenwerking hebben we nu een gebruiksvriendelijk platform waar we als organisatie dagelijks de vruchten van plukken”, vertelt Monique. “Door de overstap op iFinanciën kunnen wij ons als afdeling weer focussen op onze kerntaken en zijn we ontzorgd op IT-gebied. En dit is nog maar het begin. Het S/4HANA platform biedt veel mogelijkheden om in de nabije toekomst ook andere financiële applicaties te ontwikkelen met PinkRoccade. Ik denk dat ook andere gemeenten hiervan kunnen profiteren. Als zij interesse hebben, mogen ze altijd bij ons aankloppen. We vertellen ze graag meer over onze ervaringen.”