Focus op digitale dienstverlening, technologische disruptie, veranderende klantbehoeften en herindelingen: de omstandigheden waarin je als gemeente opereert veranderen sneller dan ooit. Daardoor is het als gemeente noodzakelijk om altijd het reactievermogen te hebben om op nieuwe ontwikkelingen in te springen. Met dat in het achterhoofd is in 2018 het meerjarenplanbord tot stand gekomen. Dit is een fysiek magneetbord dat de ontwikkelingen rondom iBurgerzaken bespreekbaar, inzichtelijk en planbaar maakt. Gemeente Utrechtse Heuvelrug is één van de eerste gemeenten die met het bord werkt. Hermannus Stegeman, Manager Publiek bij gemeente Utrechtse Heuvelrug deelt zijn ervaringen.
“Wij zijn een van de eerste gemeenten die dit bord zijn gaan gebruiken", zo vertelt Hermannus. “Wij waren intern bezig om te bekijken hoe we nu echt met iBurgerzaken (willen) werken en aan de andere kant in gesprek met PinkRoccade om eens kritisch te kijken naar onze samenwerking, het contract en de ontwikkelingen binnen iBurgerzaken". Het meerjarenplanbord kwam vervolgens ter sprake en bleek een perfecte tool om deze vragen in te borgen. Op het bord is namelijk de roadmap van iBurgerzaken te zien en de huidige situatie van onze gemeente: welke apps gebruiken we wel/niet en wat zijn de selfservice percentages? Daarnaast werken we met magneten om aan te geven waar we staan (zowel ambtenaren- als burgerkant) en waar we naartoe willen (met de gewenste prioriteiten). Het is dus echt een praatstuk geworden vanaf het moment dat het op onze afdeling kwam te staan".
Hermannus geeft duidelijk aan "dit werkt alleen als we het als team aanpakken en niet wanneer het alleen van bovenaf wordt opgelegd". "We gebruiken dit bord als een praatbord voor de toekomst en bespreken samen waar wij staan als organisatie en waar we naartoe willen". Het is een fijne tool om het gesprek hierover op gang te houden en elkaar scherp te houden. Het geeft overzicht en inzicht in wanneer je wat gaat doen, het helpt met plannen. Het helpt ons als organisatie ook om capaciteit te kunnen bepalen, want applicaties implementeren of verbeteren vraagt niet alleen tijd in de agenda maar ook ruimte in het hoofd van medewerkers om ermee aan de slag te gaan."
Hermannus vervolgt: "ik bespreek de voortgang van dit bord ook met mijn contactpersoon vanuit PinkRoccade, dit zie ik echt als een relatie gesprek. We focussen dan op dienstverlening: hoe kan PinkRoccade ons helpen om de digitale dienstverlening zo goed mogelijk te maken?". "Wij bekijken dit zowel vanuit het burger als medewerker perspectief."
Als we Hermannus vragen of hij het meerjarenplanbord zou aanbevelen aan andere gemeenten antwoord hij als volgt: "Ja, maar daar hoort iets aan vooraf. Dit bord werkt pas echt als je op een bepaalde manier naar iBurgerzaken gaat kijken. Hoe benut je iBurgerzaken nu en waar wil je heen? En hoe gaat iBurgerzaken jouw organisatie helpen om zowel de burger als ambtenaar zo goed mogelijk te ondersteunen?" Wij bekijken het echt vanuit die twee 'klantreizen': 1) hoe zorg ik ervoor dat mijn inwoners de digitale dienstverlening prettig en eenvoudig ervaren én 2) hoe zorg ik ervoor dat mijn werkprocessen zo efficiënt en effectief mogelijk ingericht zijn. Betrek je medewerkers, ga het gesprek met elkaar aan ga als team burgerzaken aan de slag met het verbeteren van je dienstverlening." Het heeft ons al zoveel gebracht en door het bord samen met PinkRoccade te blijven optimaliseren blijft dit een doorlopend succes".
Oplossingen die innovatieve selfservicefunctionaliteit bieden waarmee burgers en ketenpartners zelf het werk kunnen doen, 7x24 uur en overal bereikbaar zijn. PinkRoccade Publiekszaken ondersteunt gemeenten bij de transformatie naar de dienstverlening van de toekomst.
Meer over onze Publiekszaken oplossingen
