In deze praktijkcase zijn Koen van Laar (BI consultant bij gemeente Venlo), Henk Hermsen (Informatiearchitect bij gemeente Venlo) en Cora Schreuders (Productmanager PinkRoccade Informatievoorziening) aan het woord. Samen werkten zij aan een geheel nieuw dashboard op basis van de nieuwste cloud-technologie die realtime en eenvoudig inzicht geeft in bevolkingsstatistieken. Een community-gedreven product met veel mogelijkheden voor de toekomst, ook voor jouw gemeente. Benieuwd geworden? Lees dan snel verder.
“We zagen al langer in onze gemeentelijke omgeving dat er steeds meer informatie via de cloud gaat en steeds minder bij de gemeente zelf staat. Terwijl we als gemeente verantwoordelijk zijn voor alle data van onze burgers. Dat zette ons aan het denken: Hoe kunnen we toekomstvast informatie uitwisselen? Zodanig dat de gemeente eigenaar is van de data en dit kan gebruiken om beleid te maken. Terwijl het beheer en de hosting ervan bij de softwareleverancier ligt. Een belangrijke voorwaarde is natuurlijk wel dat we alle informatie op een veilige manier verkrijgen, dat het voldoet aan alle voorwaarden en eisen zoals de AVG." Aldus Henk Hermsen
“Wij willen onze eigen data zelf inladen naar ons datawarehouse en dat koppelen aan de beschikbare basisgegevens om daar vervolgens zelf een model/dashboard op te bouwen.” Aldus Koen van Laar. “Daar is vervolgens dit dashboard op ontwikkelt, Het dashboard geeft ons een goed beeld van de demografie, het laat zien hoe de bevolking zich ontwikkeld (leeftijdsopbouw, geboorten, verhuizingen, geslacht) en waar we als gemeente op kunnen sturen.
In de oude situatie werd er binnen de gemeente veel handmatig en dubbel werk verricht om met data inzicht en antwoorden te creëren. Allereerst antwoorden op vragen die regelmatig terugkomen, die in de meeste gevallen ook bij andere gemeenten spelen. En ook antwoorden op verplichte vragen, bijvoorbeeld DUO die een prognose opvraagt van het aantal verhuizingen. Henk: “Dit werkt niet efficiënt en gaat ten koste van belangrijke werkzaamheden die meer aandacht vragen. Met de komst van dit dashboard maak je niet alleen routinematige rapporten reproduceerbaar maar geeft het ook de mogelijkheid om verder te kijken dan dat. Je zet het in zoals jouw organisatie het graag gebruikt; in ons geval om beleid te maken, datagedreven te werken én te denken.”
Op de vraag hoe dit project intern bij de gemeente werd ontvangen antwoorden Henk en Koen enthousiast: het project is binnen het team heel goed ontvangen! En met binnen het team bedoelen we dan de collega’s die specifiek met data bezig zijn; BI specialisten, dataspecialisten en gegevenslogistiek medewerkers. Ook buiten het team wordt het inmiddels verder uitgerold waarbij Henk duidelijk aangeeft: “datagedreven werken is een belangrijk onderdeel van je gemeentelijke visie en werkwijze. Intern draagvlak is daarom essentieel. Wij hebben daarom onze strategische adviesraad betrokken bij de start en het verloop van dit project.”
Maar wat houdt die technologie dan in? Cora: “het lijkt op het product iNzicht Burgerzaken maar dan wel op een andere manier ingericht, op basis van 4 stromen zoals hieronder uitgelicht.”
Henk: “veiligheid en privacy staat altijd voorop als het om data gaat. Alle data die in het dashboard wordt aangeboden is ‘encrypted’: het gaat altijd veilig over de lijn. Daarnaast werken we met zogenoemde sleutels als het gaat om detailinformatie.”
Wat in dit project goed naar voren is gekomen, is dat het dashboard is gecreëerd op basis van open architectuur. Henk: “Data dichter bij de bron ophalen zorgt voor minder werk. En door de openheid van de architectuur kies je voor een bredere oplossing die breder inzetbaar is (best value), je kan hierdoor meer met data doen”.
Henk en Koen: “We hebben samen een omgeving gecreëerd die geschikt is voor meerdere domeinen, doordat er een logische scheiding van data is. Het project is namelijk 2-ledig: via het dashboard ontsluit je niet alleen rapporten maar ook data (bewerkte en ruwe data). Hierdoor ben je als gemeente zelf aan zet, je beslist zelf welke inzichten je creëert.”
Terugkijkend op wat dit project en de samenwerking zo succesvol maakte is de interesse in elkaars wereld. De vraag van gemeente Venlo in combinatie met de kennis van de leverancier gaf een mooie wisselwerking. Met als gevolg een toekomstgericht dashboard. De ontwikkeling ervan ging heus niet zonder slag of stoot. Cora legt uit: vooral in het privacy en security gedeelte is veel tijd gaan zitten, meer dan we vooraf verwacht hadden. Het versleutelen en anonimiseren van gegevens binnen deze nieuwe technologie is complex. Maar die uitdaging gingen we graag aan, want hoe complex iets ook aan de achterkant is, aan de voorkant moet het juist niet complex werken en daar zijn we samen goed in geslaagd.
Wat dit project extra leuk maakt, is dat het voor andere gemeenten ook direct bruikbaar is. Henk grapt: “het wordt bijna op een presenteerblaadje aangeleverd”. En het leent zich perfect voor toekomstige ontwikkelingen waarin de ‘community’ een grote rol speelt. PinkRoccade daagt andere gemeenten uit om mee te denken over de rapporten en het ontwerp ervan. Zo dragen we allemaal bij aan nog meer inzichten en uiteindelijk aan een betere dienstverlening, hoe mooi is dat!
Ben jij ook benieuwd hoe je dit dashboard in kan zetten voor jouw gemeente? Neem dan gerust contact op met Cora Schreuders via cora.schreuders@pinkroccade.nl.
Oplossingen die innovatieve selfservicefunctionaliteit bieden waarmee burgers en ketenpartners zelf het werk kunnen doen, 7x24 uur en overal bereikbaar zijn. PinkRoccade Publiekszaken ondersteunt gemeenten bij de transformatie naar de dienstverlening van de toekomst.
Meer over onze Publiekszaken oplossingen‘Samen kom je verder!’
Cora Schreuders, Product Manager Datagedreven sturing
