Optimaal gebruik van iBurgerzaken met iService

Moniek Kemps, senior medewerker Publiekszaken bij gemeente Waalwijk, vertelt waarom zij aan de slag zijn gegaan met iService: “Wij hadden niet het gevoel alles uit iBurgerzaken te halen. We kenden niet alle opties of keuzemogelijkheden die mogelijk zijn in het systeem. Mede daardoor liepen we tegen verschillende problemen aan.”. Genoeg reden om te starten met iService.

Dag 1 van dit traject staat in het teken van de 0-meting. Tijdens de 0-meting heeft Luuk Mimpen, consultant PinkRoccade Publiekszaken, interviews gehouden met verschillende medewerkers van gemeente Waalwijk. Luuk heeft hierdoor een goed beeld gekregen van de gemeente Waalwijk, haar uitdagingen en haar struikelblokken bij de verschillende processen. Moniek vervolgt: “Je merkt dat Luuk onze vraagstukken begrijpt, dat is heel fijn. Doordat hij de inhoud begrijpt, kan hij ons helpen. Ook brengt hij veel kennis mee doordat hij bij veel andere gemeenten komt. Hij weet dus de juiste vragen te stellen.”.

Na de interviews heeft Luuk de verkregen informatie uit de verschillende interviews geanalyseerd en een algemene terugkoppeling gedaan . Luuk legt uit: “Tijdens de terugkoppeling geef ik advies over belangrijke pijnpunten waar ik zie dat we veel winst kunnen behalen. Vervolgens koppelen we daar met elkaar doelstellingen aan en maken we een planning.”. Moniek voegt toe: “Het is fijn dat om met een consultant een kort lijntje te hebben. Je weet daardoor bij wie je terecht kan en die ook alles van je situatie weet.”.

De vervolgdagen worden ingevuld aan de hand van de doelstellingen gebaseerd op de resultaten van de interviews tijdens de 0-meting. Elke vervolgdag staat bij gemeente Waalwijk in het teken van een proces, namelijk: iVerzoek, iNationaliteit, iHuwelijk, iOnderzoek, iGeboorte en iOverlijden.

“Het is fijn dat we nu weten dat we aan deze processen gaan werken en wanneer we dat gaan doen. Als je nu vragen of opmerkingen krijgt van collega’s over een bepaald proces kun je specifiek teruggeven wanneer we daaraan gaan werken. Dat is toch anders dan teruggeven dat je er ooit iets mee gaat doen.” vertelt Moniek. Ze vervolgt: “Ik realiseer me ook dat we de eerste gemeente waren die 5 jaar geleden met iBurgerzaken is gestart. En sinds die tijd is er veel veranderd en vernieuwd. Wij hebben niet alle vernieuwingen en handigheidjes meegekregen sinds die tijd. Ook daar hebben we nu ruimte voor om naar te kijken.”. Luuk vertelt: “Ik zie vaak dat verschillende gemeenten geen handigheid vinden in de releasenotes. Maar met wat hulp en tips vanuit ons zie je dat processen dan toch een stuk efficiënter maar vooral prettiger worden voor de medewerkers.”.

Moniek legt uit: “Het systeem moet in principe ondersteunend zijn aan je proces. Soms is het toch goed om je proces eens kritisch te bekijken: waarom doe je de dingen nog zoals je deze doet? En is dit inderdaad de slimste manier?”. Luuk vult aan: “Zo zag je ook bij de #LSG18 dagen dat het leuk is om met elkaar na te denken over het verhuisproces.

Moniek sluit af: “Ik zou iService zeker aanbevelen! iService draagt bij aan de algehele tevredenheid bij ons. Je krijgt advies op maat doordat er iemand meedenkt over jouw situatie die ook ervaring heeft bij andere gemeenten. We hebben hierdoor het gevoel dat we meer uit het systeem halen.”. Luuk legt uit: “Het mooie bij gemeente Waalwijk is dat ik echt het gevoel heb dat het van 2 kanten komt, dat helpt natuurlijk enorm. We willen er echt met elkaar het beste uithalen. Een sterke samenwerking!”.

Wil je ook aan de slag met iService? Plan een gratis QuickScan-dag in. Neem hiervoor contact op met je accountmanager.