Regie op eigen gegevens dankzij het burger- en bedrijvenportaal

De ontwikkeling voor een burger- en bedrijvenportaal binnen iBurgerzaken kwam niet zomaar uit de lucht vallen. Burgers, bedrijven en instellingen binnen gemeente Apeldoorn zijn al enige tijd bekend met Mijn Apeldoorn. Dit is een overzichtelijk en beveiligd portaal waarbij je inlogt met DigiD of eHerkenning. Daarna kan de ingelogde gebruiker zien welke zaakgegevens de gemeente heeft vastgelegd en wat de status van zijn of haar online ingediende zaken is. De overstap naar iBurgerzaken vorig jaar was een mooi moment om ook Burgerzaken te ontsluiten via Mijn Apeldoorn. Gemeente Apeldoorn daagde ons ontwikkelteam van PinkRoccade Publiekszaken uit om deze klantvraag concreet te maken. Thijs de Vries, Java Developer bij PinkRoccade Publiekszaken, is bij dit proces nauw betrokken geweest. “Doordat Apeldoorn al enige tijd succesvol met een portaal werkt konden we deze praktijkervaring gebruiken om een kort ontwikkelproces te starten. Zij hebben een duidelijk doel voor ogen met het portaal en zien concreet wat het voor zowel de gemeente als de burger oplevert. Deze functionaliteit is nu uiteraard ook voor andere gemeenten beschikbaar in iBurgerzaken. Ik kijk uit naar de toekomst waarin we samen het portaal verder ontwikkelen.” Het burger- en bedrijvenportaal is een portaal dat klaar is voor de toekomst. Passend binnen marktbewegingen als 24/7 dienstverlening, selfservice en regie op eigen gegevens. Josien Olthuis, adviseur KCC bij gemeente Apeldoorn: “Het kost weinig moeite om ermee te starten. En het biedt direct zichtbare voordelen voor zowel de gemeente als burgers, bedrijven en instellingen in de gemeente.”

Josien Olthuis, adviseur KCC bij gemeente Apeldoorn

‘Het werken met dit portaal past binnen onze visie op digitale dienstverlening. Burgers en bedrijven kunnen zelf, 24/7 op een moment dat het hen uitkomt, zien wat de status is van een zaak (of zaken) die ze bij ons hebben lopen. Zo zie je of de zaak in behandeling, afgerond of afgewezen is en wanneer er voor het laatst iets gewijzigd is. Voor de gemeente werkt dit efficiënt; zo komen er veel minder telefoontjes binnen op het klantcontactcentrum met vragen over de status van aanvragen. Denk bijvoorbeeld aan simpelere aanvragen als de status van een verhuizing en in het geval van Apeldoorn ook de niet-Burgerzaken zoals vergunningsaanvragen. Communicatie speelt een belangrijke rol in het succes van het portaal. Je moet burgers en ondernemers ervan bewust maken dat het portaal er is. Zo staat er bij ons onder iedere ontvangstbevestiging die je krijgt na het indienen van een online aanvraag, altijd een verwijzing naar Mijn Apeldoorn. Degene die toch over zijn of haar aanvraag belt, wordt ook gewezen op Mijn Apeldoorn. Ook op de website is Mijn Apeldoorn niet te missen.’

Burgers en bedrijven hebben steeds meer de behoefte om hun persoonlijke gegevens te beheren, organiseren en delen. Het past bij de huidige tijdgeest waarbij we gewend zijn om bijvoorbeeld van onze online bestellingen de status in te zien en indien gewenst zelfs gegevens toe te voegen. Dit portaal speelt
daar direct op in: het geeft regie en inzage op gegevens die de burger of ondernemer zelf aan de gemeente heeft verstrekt. Daarbij zijn privacy en beveiliging uiteraard belangrijke elementen, zeker als het gaat om persoonsgegevens zoals op Mijn Apeldoorn. Voor wat betreft het delen van gegevens: voor de uitvaartverzorgers binnen gemeente Apeldoorn werkt het beveiligd uitwisselen van documenten via het portaal goed. Zo kan bijvoorbeeld de uitvaartondernemer direct en veilig het ‘Verlof tot begraven’ downloaden vanuit het portaal en hoef je deze als gemeente niet meer op te sturen. Een receptiemedewerker van Rouwcentrum Rouwenhorst uit Apeldoorn zegt daarover: “Het werken met dit portaal werkt snel en fijn voor ons. Het is
een beveiligde omgeving die we op elk gewenst moment kunnen raadplegen met eHerkenning. Een extra stukje dienstverlening van gemeente Apeldoorn waar bij blij mee zijn".

Het burger- en bedrijvenportaal biedt veel mogelijkheden voor de toekomst, die we samen met gemeente Apeldoorn en andere geïnteresseerde gemeenten gaan bekijken. Denk hierbij aan dat de burger zelf informatie of documenten later nog kan toevoegen in de zaak. Nog geen getuige gekozen, terwijl je wel
alvast een online melding van een huwelijk wilt doen? Dan is het mooi dat je zelf je dossier compleet kan maken.

Ook de ingezette ontwikkelingen binnen het webportaal Mijn Amsterdam van gemeente Amsterdam, biedt ons volop inspiratie. Gemeente Amsterdam koos onlangs voor iBurgerzaken en zet daarmee de digitale dienstverlening aan de Amsterdammer verder centraal. Het portaal Mijn Amsterdam geeft de Amsterdamse burger en ondernemer inzicht en overzicht in de producten en diensten die hij of zij bij de gemeente afneemt. Het portaal werkt met persoonlijke statusmeldingen, deze zijn ter kennisgeving of met oproep tot actie over lopende zaken. Andere functionaliteiten zijn onder andere een plattegrond van de directe woon- of werkomgeving van de Amsterdammer. Met specifieke informatie én gepersonaliseerde tips; bijvoorbeeld dat iemand in aanmerking komt voor een gratis ID-kaart om te stemmen.