Welk doel behaal jij dit jaar?

In mei 2019 was de kick-off van iService met een QuickScan bij gemeente Groningen. Tijdens de QuickScan worden er interviews gehouden met verschillende medewerkers en wordt er meegekeken in de Front- en Backoffice. Aan het einde van de dag is er een evaluatie waar de doelstellingen voor de komende iServicedagen worden bepaald. Denk hierbij aan het meten en verbeteren van de performance; werkprocessen uitwerken; quick wins meegeven; en processen (verder) optimaliseren. In samenwerking met de medewerkers van Groningen en Stèphanie is de doelstelling voor gemeente Groningen om alle processen te optimaliseren door middel van brown-papersessies en om deze verbeteringen direct in het systeem door te voeren. Ondertussen heeft Stèphanie met de verschillende keyusers al bij een aantal processen deze doelstelling gerealiseerd. Lees snel verder voor de resultaten van de eerste procesdagen.

Roxane Bansema, medewerker Beleidsuitvoering ll bij gemeente Groningen, deelt haar ervaringen: “Ik kijk terug op een heel geslaagde dag! Ons doel was om het proces verhuizingen te versimpelen. En dat is gelukt. We zijn de dag gestart met een brownpaper-sessie en hebben zelfs dezelfde dag al aanpassingen gedaan in de procesconfiguratie. Daarnaast hebben we een concreet stappenplan voor frontoffice medewerkers welke in de uitvoering echt blijkt te werken!”. Roxane vervolgt: “Wat ons heel erg geholpen heeft was dat met elkaar hetzelfde doel hadden. Daarnaast draagt Stèphanie inhoudelijk veel kennis met zich mee. Waardoor zij zelf de vertaling snel kan maken naar de applicatie en ze daar ook veel ideeën en oplossingen bij had. ”. Stèphanie van der Waard vult aan: “Ook voor mij was het een zeer geslaagde dag: Groningen wil graag digitaliseren en zo min mogelijk op papier bewaren. Ze staan echt open om kritisch naar hun eigen proces te kijken. Dit is belangrijk om samen het advies in praktijk te brengen en verandering in gang te zetten.”

Roxane vertelt: “Je weet wel wat er moet gebeuren maar het gebeurd niet of het gebeurd te laat. Dit door de waan van de dag, die kennen we allemaal. Na een iService-dag hebben we het proces in kaart, voeren we meteen verbeteringen door en hebben we een concreet stappenplan waar we mee aan de slag kunnen. Dat helpt enorm!”. Stèphanie vult aan: “Gemeente Groningen maakte al gebruik van de groene verhuizing en voegen eigenlijk al geen extra documenten toe, dus dan ga je nog een stap verder om te onderzoeken hoe we dit proces fijner kunnen maken voor medewerker en burger. Door dit inzichtelijk te maken zien we snel waar dubbelheden of frustraties in dat proces zitten. Daarop stel ik kritische vragen waarom bepaalde stappen worden gedaan. Of ik vertel hoe we dit in iBurgerzaken kunnen aanpassen zodat hun werkproces optimaal aansluit op de inrichting in iBurgerzaken.”

“Naast het verhuizingenproces zijn we ook aan de slag gegaan met adresonderzoek. Daar zat bij ons namelijk een grote uitdaging. We hebben de hele dag gespard over alternatieve werkwijzen met het doel het proces en systeem zo optimaal mogelijk te benutten. Ook deze brown-papersessie heeft wederom tot veel nieuwe inzichten geleid en vraagt om een compleet nieuw werkproces. Ons streven is om ook dit proces volledig te digitaliseren en afscheid te nemen van de papierendossiers. Weer een stapje vooruit en een groot succes!”, zo deelt Roxane.

Wil jij net als gemeente Groningen ook investeren in jouw dienstverlening? En heb je nog geen QuickScan-dag ingepland? Laat dit weten aan je accountmanager of stuur een mailtje naar: prlg.salessupport.publiekszaken@pinkroccade.nl.