De Westerkwartiergemeenten zijn eind juli live gegaan met het zaaksysteem iZaaksuite met daaraan gekoppeld iDocumenten (documentmanagementsysteem).
iZaaksuite en iDocumenten kenmerken zich door de eenvoudige manier waarmee het zaakgericht werken kan worden uitgerold. De applicaties ondersteunen de eindgebruiker met simpele to the point schermopbouw bij het afhandelen van de zaakprocessen. Hiermee zijn gemeenten in staat om hun dienstverlening te harmoniseren, zodat inwoners en bedrijven op een eenduidige en voorspelbare dienstverlening kunnen rekenen.
De gemeenten digitaliseren andere processen op een eenvoudige en uniforme manier: Ze gebruiken iDocumenten voor het inboeken en afhandelen van poststukken. OPEN.email om vanuit Microsoft Outlook een zaak aan te maken op basis van een e-mail (inclusief bijlagen). En de medewerkers raadplegen deze documenten vervolgens in iZaaksuite.
Jan Deelstra, Informatiemanager Westerkwartiergemeenten: "Met de keuze voor iZaaksuite en iDocumenten zijn wij in staat om onze dienstverlening, nog voor de fusie, te harmoniseren, zodat inwoners en bedrijven op een eenduidige en voorspelbare dienstverlening kunnen rekenen.”
De zaakgericht werken architectuur van iZaaksuite baseert zich op de Gemma 2 principes, waarbij de taakspecifieke applicaties van bijvoorbeeld Samenlevingszaken, Burgerzaken en Vergunningen op basis van de KING standaarden gekoppeld worden aan het zaaksysteem. Hiermee waarborgt iZaaksuite dat de eindgebruiker in de praktijk geen dubbele handelingen hoeft uit te voeren.
De gemeenten maakt zelf de keuze welke processen worden afgehandeld in het zaaksysteem en welke processen worden afgehandeld in de bestaande, specialistische backofficeapplicaties. Zo handelt de burgerzakenmedewerker zijn verhuizing af in iBurgerzaken. De documenten die gerelateerd zijn aan de verhuizingszaak worden opgeslagen in iDocumenten en de zaakgegevens in het zakenmagazijn. De opslag, en daarmee ook de archivering, wordt automatisch verzorgt op de achtergrond. De burgerzakenmedewerker voert daarvoor zelf geen extra handelingen uit. Hiermee wordt tijd bespaard en tegelijkertijd wordt een totaal klantbeeld opgebouwd voor de KCC medewerker.
Jan Deelstra, Informatiemanager Westerkwartiergemeenten: "We hebben nu de basis staan qua zaaksysteem om daarmee onze processen zaakgericht en digitaal te gaan ondersteunen. Het voordeel van iZaaksuite is dat de koppelingen naar bijvoorbeeld iBurgerzaken passen bij onze ambitie om alle zaak- en documentinformatie ook van de domeinapplicaties centraal op te slaan, zodat onze organisatie een totaal klantbeeld opbouwt. Hiermee zijn wij in staat om onze dienstverlening richting de burger en bedrijven verder uit te breiden.”
Volgens deelprojectleider Roy Strijker, vanuit OPEN.satisfaction verantwoordelijk voor de implementatie en integratie van iDocumenten, is dit een zeer succesvol project. “Doordat de bestaande koppeling tussen iDocumenten en iZaaksuite zich al meerdere malen bewezen heeft, kon deze snel geïmplementeerd worden.” Eind 2016 maakten de Westerkwartiergemeenten de keuze en nog geen 6 maanden later draaien beide applicaties al.
“Net als bij de implementatie van iBurgerzaken eind vorig jaar, wisten ook nu de gemeenten zich zeer snel aan te passen aan de nieuwe situatie. Dat de medewerkers zich de software zo snel eigen maken is daarbij een bewijs van de gebruiksvriendelijkheid van de producten.”, vult Marc Schilleman, projectleider bij PinkRoccade Publiekszaken aan.
Om de dienstverlening te stroomlijnen moet je de processen binnen de gemeente op elkaar laten aansluiten. Hiervoor heb je enerzijds een goede samenwerking tussen de gemeente en de klant nodig en anderzijds tussen de werknemers zelf. Een zaaksysteem is hierbij een ideaal instrument om deze samenwerking vorm te geven.
Meer over onze Proces & Services oplossingen.
